5 dicas valiosas para gestão de processos organizacionais

A busca pela eficiência operacional é um desafio constante e a sua conquista passa obrigatoriamente pelo mix: pessoas e tecnologias. Com a ebulição da transformação digital em todo o mundo, as empresas estão na corrida para desenhar e colocar em prática a jornada para o mundo Ágil, em que os primeiros passos para chegar lá começam pela gestão de processos organizacionais.

Como disse o estatístico, professor e consultor norte-americano William Edwards Deming: “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”.

Estratégias digitais não comportam processos analógicos. O momento é de avaliação, decisão e repaginação dos modelos de negócio. E, antes de tudo, é vital revisitar cada processo e iniciar hoje a trilha do amanhã.

Para saber como implementar os processos digitais confira o nosso Webinar sobre “Do Processo Analógico ao Digital”. O palestrante é Eduardo Britto, Diretor da iProcess com mais de 18 anos de experiência em gestão de processos.

Como deve ser feita a gestão do processo organizacional?

A seguir, apresento 5 dicas valiosas para gestão de processos organizacionais que podem ajudar a sua companhia a se transformar:

Visão geral de processo

Não é possível ter uma gestão eficaz de algo desconhecido. Portanto conhecer o processo como um todo é fundamental para a sua gestão. A automação e/ou execução de um processo mal mapeado pode ser tão ou mais prejudicial do que continuar executando tarefas sem que os envolvidos saibam os objetivos esperados.

Mapear as atividades, seus respectivos atores e entender o envolvimento de cada um é fundamental para poder gerenciar um processo. Assim, essa visão permitirá a avaliação dos resultados do processo, os pontos de gargalos e a análise e a execução de melhorias contínuas sobre ele.

Alinhamento com a visão estratégia da empresa

Todo processo corporativo deve estar alinhado com os objetivos ou estratégias da empresa. Executar um processo que não agregue valor para o negócio será um desperdício de esforço, tempo e dinheiro. Por isso, é importante que o gestor do processo tenha o conhecimento dos resultados que o processo irá gerar e avaliar o benefício que ele trará para a gestão da organização.

Os processos organizacionais devem dar suporte para a ascensão dos objetivos da organização. Portanto, eles devem ser mapeados e executados, alinhados às estratégias da companhia.

Definição de métricas

Somente por meio da análise de dados é que o gestor poderá saber se o processo trouxe o resultado esperado para a organização. Desse modo, é crucial a definição de métricas para poder medi-las no decorrer da execução do processo e analisar os resultados que foram gerados.

A gestão de um processo sem indicadores definidos e claros para o gestor é ineficaz, porque jamais poderão ser identificados fatores positivos e negativos das ações realizadas e não será possível saber se tudo está caminhando em sinergia com as estratégias da empresa.

ROI e performances

As informações de performances anteriores também ajudarão o gestor a acompanhar a evolução do processo e o Return on Investiment (ROI) – retorno sobre o Investimento, na livre tradução – sobre os esforços [sejam eles financeiros ou de esforços da equipe].

Com base nas análises e comparativos entre os resultados da execução do processo, o gestor poderá tomar decisões mais assertivas e apoiadas em fatores concretos.

Envolvimento dos usuários-chave

As pessoas envolvidas no processo são em sua maioria detentoras de informações e sobre como ele é executado. Assim sendo fatores relevantes para o sucesso ou o fracasso no mapeamento de um processo. O gestor pode conhecer o objetivo de um processo e até mesmo ter uma visão das atividades nele envolvidas. Porém, somente quem participa dele é que realmente sabe como e quando a atividade deve ser realizada. Por isso, é tão importante ter o envolvimento de usuários-chave no momento de mapeamento de um processo.

Realizar o desenho de um processo sem a participação de alguém realmente envolvido pode gerar um processo de “achismo”. E que no momento de executá-lo não atenderá às necessidades dos usuários e consequentemente não irá gerar o resultado esperado.

Sempre que for realizar uma análise de um processo, é importante que o gestor envolva os usuários-chave. Pois eles darão grandes contribuições de informações que possibilitarão a definição do processo, medição de resultados e ações para melhoria contínua do processo.

5- Competências da equipe de projeto (conhecimento, experiências e habilidades)

O time que participará do projeto de mapeamento e/ou automação do processo precisa ser um facilitador das atividades. Sendo assim, é importante considerar a qualificação dessa equipe para poder ter sucesso na gestão do processo.

BPM e a gestão de processos organizacionais

Um profissional que não tenha boas habilidades de comunicação, empatia, capacidade de entusiasmar os envolvidos no processo e conhecimento básico sobre Business Process Management (BPM) muito provavelmente não terá sucesso na gestão de processos organizacionais.

Pensar em equipe com competências que se complementem e ações que a qualifique é muito importante para que a gestão de processos organizacionais tenha êxito.